PEOPLE & RESPONSIBILITIES
组织架构
四个领导岗位，八个工作部门。各项工作按职责分工，现阶段全部由 O.C. 承担。
Liz 生日筹备委员会
委员会领导层
主任委员主持委员会整体工作，确认年度方向与重要事项。O.C.
- 确定年度工作方向及活动边界。
- 审阅重要方案、资源安排与阶段记录。
- 统筹体验质量、隐私保护与个人意愿的落实。
对组织宗旨与整体工作负总责；重要决定保留书面记录。
副主任委员协助统筹阶段任务，协调工作进度与资源。O.C.
- 将已确认方案转化为阶段任务。
- 协调各部门的进度、依赖及资源。
- 根据实际情况提出调整、暂缓或取消建议。
协助主任委员落实工作计划，跟进阶段任务与调整事项。
秘书长负责日常协调、工作记录与文件流转。O.C.
- 组织工作议程与部门协调。
- 汇总计划、决定、进度和待确认事项。
- 维护文件版本及修订记录。
负责领导层与各部门之间的协调，保存工作决定与文件记录。
常务委员参与重要方案审议与阶段复核。O.C.
- 复核方案是否符合章程与既定边界。
- 检查活动体验、资源使用与资料保护。
- 记录复核意见并跟进必要修正。
承担审议和复核职能；兼任不省略对工作结果的再次检查。
下设工作部门
综合秘书处日常事务、组织协调、工作计划。O.C.
- 汇总各部门工作事项及年度任务。
- 保存工作记录与决定依据。
- 维护组织运行状态、计划版本和待办事项。
常用工作资料
- 年度与阶段任务清单。
- 决定、变更及待确认事项记录。
汇总计划与工作记录，维护活动筹备及日常维护期间的待办事项。
活动策划部生日活动策划、节目安排、仪式设计。O.C.
- 拟定生日及重要纪念活动方案。
- 设计体验流程、节目顺序与仪式细节。
- 为每项安排保留调整、取消和不参与的空间。
常用工作资料
- 活动流程与节目安排稿。
- 阶段执行清单及调整记录。
维护活动方案及修订记录，按实际情况调整具体安排。
技术开发部网站、互动程序、服务器及自动化系统。O.C.
- 建设维护网站与数字纪念作品。
- 完成必要测试、访问控制与可访问性检查。
- 记录版本、运行边界及恢复办法。
常用工作资料
- 可运行的站点或互动程序版本。
- 测试、运行配置与恢复办法记录。
组织站、生日站与邮件流程分别管理；自动化遵循既定访问和通知边界。
视觉设计部视觉识别、动画、纪念卡片及页面设计。O.C.
- 维护徽记、色彩、排版与视觉规范。
- 设计页面、纪念卡片及适量动画。
- 核对素材来源、授权范围及不同设备上的呈现。
常用工作资料
- 页面、卡片或活动物料设计稿。
- 图标、配色、排版与素材来源说明。
维护既有梨子标识，统一组织页面及纪念作品的视觉规范。
礼品事务部礼物调研、采购、包装、物流及交付。O.C.
- 开展礼物调研并记录预算与备选方案。
- 统筹采购、包装、物流与交付安排。
- 保护送达信息及尚未揭晓的礼物细节。
常用工作资料
- 礼物备选与准备清单。
- 包装、物流及实际交付记录。
维护礼物清单、预算与交付记录，具体安排以实际意愿和条件为准。
公报与通讯部正式公告、订阅邮件、活动通知。O.C.
- 撰写并核对公告与阶段性工作记录。
- 维护正式公报编号、状态及版本。
- 分别审阅站内内容与邮件文案、接收范围及发送时机。
常用工作资料
- 公报草案、定稿与修订记录。
- 单独核对的通知文稿及发送范围说明。
站内发布不等于邮件发送；草案不占用正式公报编号。
档案与纪念事务部历年活动档案、数字纪念品和资料整理。O.C.
- 登记纪念资料来源、版本与保存范围。
- 按实际完成情况整理年度活动档案。
- 维护备份与访问级别，落实授权调整和资料撤回。
常用工作资料
- 年度活动及纪念资料目录。
- 来源、版本、访问范围和备份登记。
按年份和资料类别整理档案，分别登记计划与实际完成记录。
安全与保密办公室隐私保护、惊喜保密、访问权限和资源安全。O.C.
- 复核页面、接口及附件的访问权限。
- 检查未揭晓信息与私人素材的使用范围。
- 记录权限调整，并在需要时停止展示或撤回访问。
常用工作资料
- 页面、资源及附件访问复核记录。
- 授权调整、撤下展示及未决问题清单。
活动开放或结束不自动解除私人资料限制；保密责任适用于整个资料生命周期。
鉴于本委员会组织性质特殊，现阶段各职务均由 O.C. 兼任。各部门按照既定职责独立履行工作职能。
部门协作流程
以下为拟采用的工作方式，供安排任务与记录进度使用，尚不是已经签发生效的制度。各环节均由 O.C. 按相应部门职责处理，具体项目可合并或调整步骤。
1. 提案与范围确认
记录活动目的、拟开展内容、参与方式及待确认事项，区分本次安排与暂不开展的事项。
2. 准备与制作
按确认范围开展页面制作、视觉设计和礼物准备，分别登记版本、进度及交付依赖。
3. 内容与访问复核
核对文稿、日期、资源可见范围和通知对象；将未解决问题退回相关准备环节。
4. 开展与交付
按实际确认的安排开展活动或交付作品，记录临时调整、实际时间及交付情况。
5. 整理与归档
整理实际发生的事项、采用的版本与保留资料，记录访问范围和后续维护事项。